La gestión de proveedores puede ser una buena técnica de aumentar la competitividad y eficiencia de su empresa, lo que se vera reflejado en sus resultados.

La mayoría de los empresarios conocen que cultivar una buena relación con los clientes puede verse reflejado en los resultados de su empresa pues suele ir emparejado con la fidelización de los clientes. También saben que igual de importante que existan  buenas relaciones con los empleados ya que de esta forma conseguiremos una mayor productividad

Sin embargo, tampoco debe olvidarse que el arte de mantener relaciones continuas y positivas con los proveedores, que es lo que se conoce como  «gestión de proveedores.»

De primeras, la gestión de proveedores puede no parecer una relación tan directa con las cuentas de la empresa como es la gestión de clientes y la gestión de trabajadores, pero esto no puede ser mas equivocado. La gestión de los proveedores al igual que ocurre con la gestión de trabajadores deben entenderse como una extensión de la misma.

La buena relación con proveedores puede beneficiar a reducir costes, aumentar la calidad y proporcionar un mejor servicio.

Veamos esto con el ejemplo de una empresa de paisajismo.

Estudio de caso de gestión de proveedores

Con el fin de reducir los costes, una empresa de paisajismo está buscando proveedores. De repente encuentra una empresa que administra un  bosque  con un mayor inventario y un precio inferior al que están acostumbrados a pagar. Tras dicho hallazgo la empresa de paisajismo se pone en contacto con la empresa de arboles y se  incluye a esta empresa como su proveedor preferido.

Gracias a este acuerdo la empresa de paisajismo aumenta su negocio creando una subdivisión de crecimiento rápido, consiguen completar varios trabajos y se vuelven mas competitivos.

Pero llegan los problemas y se encuentra que muchos de los arboles mueren  a las pocas semanas de ser plantados. El paisajista asegura su trabajo pero al querer replantarlos se encuentra con una clausula en el contrato con el proveedor que hace que volver a plantarlos sea tan costoso como plantarlos en primer lugar esto sumado al coste de la mano de obra de volver a plantarlos provoca que los margenes que le deja el trabajo se reducen significativamente a esto se suma la perdida de confianza en el proveedor utilizado.

 Si hubiésemos buscado referencias en google de ese proveedor y hubiésemos estudiado la situación  antes de decidir realizar una transación comercial con este proveedor hubiésemos podido evitar este problema ya que esto no es la primera vez que le sucede con otros clientes.

Mejorar la eficiencia

Una buena forma de gestionar  a los proveedores generalmente incluye tener una buena base de datos informatizada, que nos permita poder comparar a los proveedores en cuestiones como:

  • Tiempos de entrega
  • coste del producto
  • existencias.
  • Garantías

Contar con esta información nos permitirá tener que buscar un nuevo proveedor cada vez que nos sale un nuevo trabajo o proyecto.

Esta forma de gestión de proveedores facilita el proceso de supervisión de las relaciones con los proveedores y facilita la posibilidad de poder acudir a cada proveedor para los diferentes trabajos.

En la base de datos se puede incluir información como, su historial con el proveedor, información financiera, contratos, seguros, etc. Ya sea interno o externo, el sistema de gestión de proveedores adecuado debe incluir toda la información que considere pertinente para aumentar su eficiencia en la búsqueda, contratación y pago de proveedores existentes y potenciales.

Mejorar calidad

Situaciones como la del paisajista  del estudio caso anterior pueden ocurrir en cualquier negocio, lo que va a tener un efecto negativo en los empleados y clientes por igual. Por lo tanto, es una buena idea llevar a cabo una correcta gestión de proveedores con el fin de saber que proveedores pueden responder a la hora de hacer un trabajo y cuales no.

James Bucki, director de tecnología informática en Genesee Community College y ex escritor de negocios de The Balance Small Business , ofrece el siguiente consejo: “Una vez que la relación con el proveedor ha comenzado, no asuma que todo irá de acuerdo al plan y eso todo se ejecutará exactamente como se especifica en el contrato «.

La imagen de su empresa en muchas ocasiones esta vinculada a los bienes o servicios que ofrecen sus proveedores, no solo a los que usted venda, por lo que es importante conocer el tipo de producto de nuestros proveedores y otros aspectos que vayan a incidir en la venta o servicio que realicemos.

Contar con buenos proveedores contribuye a proyectar una buena imagen de los bienes que suministramos o servicios que prestamos en nuestros clientes. A continuació n te damos un ejemplo sobre las  preguntas que debe hacerse con respecto a sus proveedores actuales  y protenciales proveedores:

  • ¿Ha encontrado los mejores proveedores para sus requisitos específicos?
  • ¿Sus proveedores ofrecen el producto o servicio de la más alta calidad que permite su presupuesto?
  • ¿Tendría otro proveedor el mismo nivel de servicio por menos dinero?
  • ¿Sus proveedores cumplen con los estándares que su empresa ha establecido? ¿Cómo evalúa su desempeño? 

Reducir el riesgo

Uno de los motivos por los que la gestión de proveedores debe ser tan importante como otras formas de gestión es que el costo de elegir a los proveedores  equivocados puede ser tan problemático como la  de elegir a los empleados equivocados.

Debes de ver  a los proveedores como si fuese otro empleado ya que a menudo se tiene contratos con ellos, le brindan servicios o venden mercancías y usted paga por esto. El cambio

El cambio continuo de proveedores, la baja de confianza  y la falta de compromiso de su proveedor  pueden causar el mismo tipo de problemas  que un empleado ineficiente y, por lo tanto, tener un efecto perjudicial en sus resultados y en su imagen.

¿Que tipos de riesgo asume una empresa si elige a los vendedores equivocados?

Riesgo estratégico

Es aquel que puede ocurrir como consecuencia de confiar en proveedores que no brindan los servicios que necesita para mantener las operaciones adecuadas. Hacer una mala elección  de  proveedor puede provocar una disminución de las ganancias y el capital. Además, no seleccionar el proveedor de servicios adecuado podría generar costos imprevistos.

Riesgo de perdida de imagen

La imagen de su empresa puede resultar del mal servicio  de proveedores externos. Sus deficiencias pueden evitar que ofrezcamos un servicio o realicemos una venta a los clientes que no cumple con sus expectativas y estándares.

Riesgo de cumplimiento

El riesgo de cumplimiento aumenta cuando hay aspectos legales o el cliente necesita que se le entregue una mercancía de un periodo determinado de tiempo, lo que le obliga a contar  con proveedores adecuados  en áreas claves es imprescindible.

Riesgo operacional

El riesgo operativo puede ser el resultado de una anomalía tecnológica del proveedor. Necesita que su proveedor cuente con la capacidad necesario de respuesta ante imprevistos.

Tener una buena base de datos  de proveedores  puede reducir considerablemente los riesgos anteriores al ayudarlo a detectar  buenos proveedores y negociar ventajas contractuales. Su capacidad para monitorear el historial de operaciones con un proveedor externo, ya sea con usted o con otros clientes puede ayudarle a detectar buenos proveedores

Reducir costos

Uno de los beneficios de establecer un sistema eficiente de gestión  de proveedores es que podría tener proveedores fiables con los que al realizar un gran numero de transacciones con los mismos le va a permitir negociar rappels. Puede que la empresa este realizando operaciones con un proveedor determinado desde varios departamentos o puede que tenga dos proveedores de productos diferentes y uno de ellos pueda brindar el suministro de los dos  productos utilizados por la empresa, al contar con un departamento de gestión de proveedores puede centralizar estas compras y negociar reducciones de precios.

Aproveche la tecnología para ahorrar dinero

Puede optar por externalizar la gestión de proveedores de su empresa  o invertir en un software de gestión de proveedores, aprovechar la tecnología disponible le permitirá reducir costos al aumentar la eficiencia de sus procedimientos actuales y hacer mas efectivamente el trabajo.

Un buen sistema de gestión de proveedores puede ayudarlo con varios procesos, que incluyen:

  • Selección de proveedores y negociación de contratos.
  • Supervisar las comunicaciones de los proveedores.
  • Monitoreo del desempeño del proveedor
  • Detectando y eliminando riesgos
  • Consolidar contratos redundantes
  • Medición del ROI del proveedor
  • Adquisición de nuevos proveedores cuando sea necesario
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La tecnología está fácilmente disponible y no es difícil de encontrar. Si se toma el tiempo de buscar la solución adecuada para su organización, descubrirá que esta inversión paga grandes dividendos al ahorrarle mucho tiempo y dinero a medida que avanza. También le permitirá tomar decisiones con más facilidad y mayor confianza.

Comience a aumentar sus resultados con una gestión eficaz de proveedores

Los vendedores son una parte necesaria y maravillosa de su negocio, y en muchos casos, su negocio no podría funcionar sin ellos. Métodos de control adecuados, las relaciones con los proveedores deben ser un activo claro para sus operaciones comerciales y su perspectiva financiera.

Esta no es un área donde puede permitirse el lujo de tomar la primera oferta que viene y esperar lo mejor. Examinar y administrar adecuadamente el talento de su proveedor hará una gran diferencia en su eficiencia, calidad, riesgo y costos. En resumen, su solución de gestión de proveedores tendrá un efecto visible en sus resultados.